Verwerkersovereenkomst

1. Onderwerp, aard en doel

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend om voor u de dienst te leveren: het inlezen, indelen en controleren van uw administratie, en het opstellen, vastleggen en bewaren van uw jaarrekening, deponeringsdocument en bijbehorende stukken.

• Soorten persoonsgegevens: namen, rekeningnummers (IBAN), omschrijvingen en bedragen in banktransacties en grootboekboekingen, en eventuele persoonsgegevens in toelichtingen die u zelf invult (zoals namen van bestuurders).
• Categorieën betrokkenen: uw klanten, leveranciers, werknemers, bestuurders, aandeelhouders en andere tegenpartijen die in uw administratie voorkomen.
• Duur: zolang u de dienst gebruikt, en daarna gedurende de bewaartermijn van artikel 8.

2. Alleen op uw instructie

Wij verwerken de persoonsgegevens alleen op basis van uw schriftelijke instructies. Het gebruik van de dienst, zoals beschreven in de algemene voorwaarden en de opdrachtbevestiging, geldt als uw instructie. Wij gebruiken de gegevens nooit voor eigen doeleinden, verkopen ze niet en gebruiken ze niet om software of modellen te trainen. Moeten wij gegevens verstrekken op grond van een wettelijke plicht, dan melden wij u dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. Vinden wij dat een instructie in strijd is met de AVG, dan melden wij u dat direct.

3. Geheimhouding

Iedereen die namens ons toegang heeft tot de persoonsgegevens, is tot geheimhouding verplicht en krijgt alleen toegang voor zover dat nodig is voor de dienst.

4. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG), waaronder: elke organisatie ziet uitsluitend haar eigen gegevens; versleutelde verbindingen; afgeschermde opslag van geüploade bestanden; vastgestelde documenten zijn onwijzigbaar en voorzien van een documenthash; en belangrijke handelingen worden in een auditlog vastgelegd.

5. Subverwerkers

U geeft toestemming voor het inschakelen van de volgende subverwerkers, die de dienst technisch mogelijk maken: [hostingpartij website, regio] en [database-, inlog- en opslagpartij, regio]. Wij leggen hun dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijven tegenover u verantwoordelijk. Een nieuwe of andere subverwerker melden wij u minstens 30 dagen vooraf; u kunt daartegen gemotiveerd bezwaar maken en, als wij geen oplossing vinden, de overeenkomst beëindigen. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen met een AVG-erkende waarborg.

6. Rechten van betrokkenen

Krijgen wij een verzoek van een betrokkene (bijvoorbeeld om inzage of verwijdering) over gegevens in uw administratie, dan sturen wij dat naar u door en helpen wij u, voor zover redelijk, het te beantwoorden.

7. Datalekken en bijstand

Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan melden wij u dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat wij die ontdekten, met de informatie die u nodig heeft om zelf binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens te kunnen melden. Ook bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een voorafgaande raadpleging helpen wij u, voor zover redelijk.

8. Bewaren, teruggeven en verwijderen

Uw administratie en de vastgestelde jaarstukken bewaren wij 10 jaar na afloop van het boekjaar waarop zij betrekking hebben, zodat u ze kunt blijven raadplegen; daarna verwijderen wij ze. Eindigt de dienst, dan kunt u uw documenten eerst downloaden. Wilt u dat wij uw gegevens eerder verwijderen, dan doen wij dat, voor zover geen wettelijke bewaarplicht ons dat verbiedt. Een aangeleverd bestand dat u zelf verwijdert (of dat u door een nieuwere aanlevering vervangt), kunt u nog 60 dagen terugzetten; daarna verwijderen wij het definitief.

9. Informatie en audits

Wij geven u op verzoek alle informatie die nodig is om aan te tonen dat wij ons aan deze overeenkomst houden, en werken mee aan een audit door u of een door u aangewezen onafhankelijke deskundige, na redelijke aankondiging en op uw kosten.

10. Aansprakelijkheid en looptijd

Voor de aansprakelijkheid geldt artikel 7 van de algemene voorwaarden. Deze overeenkomst loopt zolang wij persoonsgegevens voor u verwerken; de artikelen die naar hun aard daarna blijven gelden (zoals geheimhouding en verwijdering), blijven van kracht.