Begrippen
Bij het aanleveren deelt u elke grootboekrekening in bij een hoofdgroep van de jaarrekening. Hieronder staat per hoofdgroep wat het is en welke rekeningen er meestal onder vallen. Uw rekening heet in uw boekhoudpakket misschien net anders; kies dan de hoofdgroep die het beste past.
Balans: bezittingen (activa)
Wat de onderneming bezit aan het einde van het boekjaar.
Immateriële vaste activa
Bezittingen die niet tastbaar zijn en die de onderneming langer dan een jaar gebruikt. Ze staan op de balans voor de aanschafprijs min de afschrijvingen tot nu toe.
Meestal hieronder: Goodwill, Software (gekocht, voor meerdere jaren), Vergunningen en licenties, Ontwikkelingskosten.
Let op: Zelf ontwikkelde immateriële activa vragen bij een B.V. een wettelijke reserve.
Materiële vaste activa
Tastbare bezittingen die de onderneming langer dan een jaar gebruikt. Ze staan op de balans voor de aanschafprijs min de afschrijvingen tot nu toe (de boekwaarde).
Meestal hieronder: Inventaris, Computers en laptops, Auto's en bedrijfswagens, Machines, Verbouwingen, Bedrijfspanden en grond.
Let op: De cumulatieve afschrijvingen horen bij dezelfde hoofdgroep; ze verlagen de waarde.
Financiële vaste activa
Geldelijke bezittingen voor langer dan een jaar, zoals een deelneming of een langlopende lening die de onderneming aan een ander heeft verstrekt.
Een deelneming is een belang in een andere vennootschap waarmee de B.V. duurzaam verbonden is, bijvoorbeeld de aandelen van een holding in haar werkmaatschappij.
Meestal hieronder: Deelneming (aandelen in een dochter-B.V.), Lening u/g aan een groepsmaatschappij, Lening u/g aan de DGA (langlopend), Waarborgsommen.
Voorraden
Goederen die de onderneming heeft om te verkopen of te verwerken en die aan het einde van het boekjaar nog niet zijn verkocht. Ze staan op de balans voor de inkoopprijs, of de lagere verkoopwaarde.
Meestal hieronder: Handelsgoederen, Grond- en hulpstoffen, Onderhanden werk, Gereed product.
Vorderingen
Bedragen die de onderneming nog van anderen krijgt, meestal binnen een jaar.
Meestal hieronder: Debiteuren (openstaande facturen van klanten), Te vorderen btw, Rekening-courant DGA (als de DGA geld van de B.V. heeft), Vorderingen op groepsmaatschappijen, Vooruitbetaalde kosten, Nog te ontvangen bedragen.
Liquide middelen
Het geld dat direct beschikbaar is: de saldi op de bankrekeningen, ook spaarrekeningen, en de kas aan het einde van het boekjaar.
Meestal hieronder: Bankrekening, Spaarrekening, Kas, Kruisposten (geld onderweg tussen eigen rekeningen).
Balans: eigen vermogen en schulden (passiva)
Hoe de bezittingen zijn betaald: met eigen geld of met geleend geld.
Eigen vermogen
Wat er overblijft als u alle schulden aftrekt van alle bezittingen. Bij een micro-B.V. staat het eigen vermogen als één bedrag op de balans; bij een kleine B.V. worden de onderdelen hieronder apart getoond als ze er zijn.
Bij een eenmanszaak heet dit vaak het ondernemingsvermogen of de kapitaalrekening.
Meestal hieronder: Eigen vermogen, Kapitaal (eenmanszaak), Resultaat boekjaar.
Geplaatst kapitaalAlleen B.V.
De nominale waarde van de aandelen die de B.V. heeft uitgegeven. Bij een B.V. met 100 aandelen van € 1 is dat € 100. Het verandert alleen bij een uitgifte of intrekking van aandelen.
Meestal hieronder: Aandelenkapitaal, Geplaatst en gestort kapitaal.
AgioAlleen B.V.
Geld dat de aandeelhouders hebben gestort bovenop de nominale waarde van de aandelen. Stort u € 10.000 voor aandelen met een nominale waarde van € 100, dan is € 9.900 agio.
Meestal hieronder: Agioreserve, Agiostorting.
Wettelijke reservesAlleen B.V.
Reserves die de wet voorschrijft, bijvoorbeeld bij zelf ontwikkelde immateriële activa of bij bepaalde deelnemingen. Daaruit mag geen dividend worden uitgekeerd.
Meestal hieronder: Wettelijke reserve, Reserve deelnemingen.
Statutaire reservesAlleen B.V.
Reserves die de statuten van de B.V. voorschrijven. De meeste kleine B.V.'s hebben die niet.
Meestal hieronder: Statutaire reserve.
Overige reservesAlleen B.V.
De winsten van eerdere jaren die in de B.V. zijn gebleven, min verliezen en uitgekeerd dividend. Meestal de grootste reserve.
Meestal hieronder: Overige reserves, Algemene reserve, Winstreserve, Onverdeelde winst vorige jaren.
PrivéonttrekkingenAlleen eenmanszaak
Bij een eenmanszaak: geld of goederen die de ondernemer uit de zaak voor privé haalt. Het verlaagt het eigen vermogen, maar is geen kosten.
Meestal hieronder: Privé opnamen, Privé betaalde belastingen en premies, Privégebruik auto.
PrivéstortingenAlleen eenmanszaak
Bij een eenmanszaak: privégeld dat de ondernemer in de zaak stopt. Het verhoogt het eigen vermogen, maar is geen opbrengst.
Meestal hieronder: Privé stortingen, Zakelijke kosten privé betaald.
Voorzieningen
Een bedrag dat de onderneming opzij zet voor een toekomstige verplichting die al uit dit of eerdere jaren voortkomt, maar waarvan de omvang of het moment nog niet precies vaststaat.
Meestal hieronder: Voorziening groot onderhoud, Garantievoorziening, Pensioenvoorziening (pensioen in eigen beheer), Voorziening latente belastingen.
Langlopende schulden
Schulden die langer dan een jaar lopen.
Meestal hieronder: Banklening, Lening o/g van de DGA, Lening o/g van een groepsmaatschappij, Achtergestelde lening.
Let op: Het deel dat het komende jaar wordt afgelost, hoort bij de kortlopende schulden; daar vraagt de app naar.
Kortlopende schulden
Schulden die binnen een jaar worden betaald.
Meestal hieronder: Crediteuren (openstaande facturen van leveranciers), Te betalen btw, Loonheffing en pensioenpremies, Te betalen vennootschapsbelasting, Rekening-courant DGA (als de B.V. geld van de DGA heeft), Aflossing komend jaar van een langlopende lening, Nog te betalen kosten, Vooruitontvangen bedragen.
Winst-en-verliesrekening
De opbrengsten en kosten van het hele jaar.
Netto-omzet
Wat de onderneming dit jaar verdiende met haar gewone activiteiten: de verkopen of gefactureerde diensten, zonder btw en na kortingen.
Meestal hieronder: Omzet, Omzet hoog tarief, Omzet laag tarief, Omzet verlegd of buitenland, Managementvergoeding (bij een holding).
Opbrengst deelnemingen
Wat de B.V. verdient aan haar deelnemingen, meestal dividend dat een werkmaatschappij aan haar holding uitkeert.
Meestal hieronder: Ontvangen dividend, Resultaat deelnemingen.
Let op: Voor de vennootschapsbelasting is dit vaak vrijgesteld (deelnemingsvrijstelling).
Overige bedrijfsopbrengsten
Opbrengsten die geen gewone omzet zijn.
Meestal hieronder: Boekwinst op de verkoop van een bedrijfsmiddel, Ontvangen vergoedingen en subsidies, Doorberekende kosten.
Overige bedrijfskosten
De kosten van de bedrijfsvoering die niet onder een aparte post vallen. In de jaarrekening staan ze samen; in uw administratie en de Excel-export blijven de rekeningen apart zichtbaar.
Meestal hieronder: Inkoopkosten, Lonen en sociale lasten, Huur, Auto- en reiskosten, Telefoon, internet en software, Verzekeringen, Advies- en accountantskosten, Bankkosten, Kantoorkosten, Representatie en eten en drinken.
Afschrijvingen
Een bedrijfsmiddel dat meerdere jaren meegaat, boekt u niet in één keer als kosten. U verdeelt de aanschafprijs over de jaren dat u het gebruikt; elk jaar komt een deel als afschrijving in de winst-en-verliesrekening.
Meestal hieronder: Afschrijving inventaris, Afschrijving auto's, Afschrijving computers, Afschrijving goodwill.
Rentebaten
Rente die de onderneming ontvangt.
Meestal hieronder: Rente spaarrekening, Rente op een lening aan de DGA of een groepsmaatschappij.
Rentelasten
Rente die de onderneming betaalt.
Meestal hieronder: Rente banklening, Rente krediet, Rente lening van de DGA.
Let op: Bankkosten (zoals een vast bedrag per maand) zijn geen rente; die horen bij de overige bedrijfskosten.
BelastingenAlleen B.V.
Bij een B.V. de vennootschapsbelasting over het resultaat van dit jaar. Het bedrag dat nog moet worden betaald, staat op de balans bij de kortlopende schulden.
Meestal hieronder: Vennootschapsbelasting.
Let op: Btw hoort hier niet: die staat op de balans als vordering of schuld.
Algemene begrippen
Balans en winst-en-verliesrekening
De balans is een foto op één moment, het einde van het boekjaar: wat de onderneming bezit (activa) en hoe dat is betaald, met eigen geld (eigen vermogen) of met geleend geld (schulden). Beide kanten zijn altijd even groot.
De winst-en-verliesrekening is de film van het hele jaar: de opbrengsten min de kosten. Wat overblijft, is de winst of het verlies; dat gaat naar het eigen vermogen.
Debet en credit
De twee kanten van een boeking. Elke boeking heeft evenveel debet als credit; daarom is een grootboek altijd in evenwicht.
Bij een bezitting is debet erbij en credit eraf; bij een schuld en het eigen vermogen is het andersom. Kosten staan meestal debet, opbrengsten credit.
Grootboekrekening en hoofdgroep
Een grootboekrekening is een rekening in uw boekhouding, zoals "Bank", "Huur" of "Te betalen btw". Elk pakket heeft er andere, met andere namen.
In de jaarrekening worden die rekeningen samengevoegd tot hoofdgroepen, zoals "Vorderingen" of "Overige bedrijfskosten". Bij het aanleveren kiest u per rekening de hoofdgroep; de app stelt er meestal al een voor.
Grootteklasse (micro, klein)
Hoeveel er in de jaarrekening moet staan, hangt af van de grootte van de B.V.: balanstotaal, omzet en aantal werknemers. Een micro-B.V. deponeert een beknopte balans met een paar gegevens eronder; een kleine B.V. een balans met toelichting. De app bepaalt de grootteklasse uit uw cijfers (art. 2:395a en 2:396 BW).
Rekening-courant met de DGA
Een lopende rekening tussen de B.V. en haar directeur-grootaandeelhouder: geld dat de DGA van de B.V. leent of voorschiet, en privé-uitgaven die via de B.V. lopen. Heeft de DGA per saldo geld van de B.V., dan is het een vordering; heeft de B.V. geld van de DGA, dan een schuld.
Btw in de jaarrekening
Btw is geen opbrengst of kosten: u int hem voor de Belastingdienst en trekt de btw op uw inkopen af. Het saldo aan het einde van het jaar staat op de balans: te betalen btw bij de kortlopende schulden, terug te krijgen btw bij de vorderingen.
Opmaken, vaststellen en deponeren
Het bestuur maakt de jaarrekening op, de aandeelhouders stellen hem vast, en daarna deponeert de B.V. hem bij de KVK. De termijnen staan op de pagina "Wanneer deponeren?".
Boekwaarde
De waarde waarvoor een bezitting op de balans staat: de aanschafprijs min de afschrijvingen tot nu toe.
Uitleg in hoofdlijnen, geen fiscaal of juridisch advies. De wetsartikelen leest u op de pagina Wetteksten.